Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

De diensten van Civanim worden aangeboden door Oguzhan Yilmaz, handelend onder de naam Doctor Yilmaz. Voor persoonsgegevens die Civanim verwerkt in het kader van de website, het patiëntportaal, de medische dienstverlening en de administratieve afhandeling is Doctor Yilmaz in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke.

In bepaalde situaties kan een andere zorgverlener, apotheek, laboratorium of andere professionele partij zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de persoonsgegevens die die partij voor de eigen zorgverlening of wettelijke taken verwerkt. Wanneer dit relevant is, geldt ook het privacybeleid van die partij.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor persoonsgegevens die Civanim verwerkt van onder andere:

• patiënten en personen die een intake of medische beoordeling aanvragen;
• personen met een Civanim-account of patiëntportaal;
• bezoekers van civanim.com en aan Civanim gekoppelde portalen;
• artsen en andere zorgprofessionals die via Civanim werken;
• contactpersonen van apotheken, laboratoria en andere samenwerkingspartners;
• personen die per e-mail of op andere wijze contact met Civanim opnemen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken hangt af van uw relatie met Civanim en van de zorg of functionaliteit die u gebruikt.

Identificatie- en contactgegevens

• naam, geboortedatum en contactgegevens;
• adresgegevens voor zover nodig;
• account- en gebruikersgegevens;
• gegevens die nodig zijn om uw identiteit of patiëntrelatie vast te stellen.

Medische en gezondheidsgegevens

• informatie uit intakevragenlijsten;
• medische voorgeschiedenis, klachten, symptomen en relevante diagnoses;
• medicatiegebruik, allergieën, contra-indicaties en andere medische aandachtspunten;
• informatie uit videoconsulten en medische beoordelingen;
• behandelplannen, medische adviezen en correspondentie over uw behandeling;
• receptgegevens en informatie over de afhandeling van een recept;
• uitslagen van aangevraagde diagnostiek, voor zover deze aan Civanim worden verstrekt;
• foto's of andere bestanden die u voor medische beoordeling aanlevert.

Administratieve en financiële gegevens

• afspraken, producten of diensten die u afneemt;
• factuur- en betaalstatus;
• transactiegegevens die nodig zijn voor administratie, restituties of boekhouding.

Technische en beveiligingsgegevens

• IP-adres en technische apparaat- of browserinformatie voor zover deze wordt vastgelegd;
• inlog-, beveiligings- en loggegevens;
• gegevens over het gebruik van het portaal die nodig zijn voor werking, beveiliging en foutopsporing;
• cookiegegevens voor zover van toepassing.

Gegevens van zorgprofessionals

• naam en zakelijke contactgegevens;
• BIG-nummer, AGB-code of andere professionele registraties voor zover relevant;
• gegevens die nodig zijn voor toegang tot het artsenportaal, ondertekening en dossierhandelingen;
• loggegevens over professionele handelingen binnen het platform.

4. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor concrete en gerechtvaardigde doelen, waaronder:

• het uitvoeren en beoordelen van een medische intake;
• het plannen en uitvoeren van videoconsulten en andere medische beoordelingen;
• het bijhouden van een medisch dossier;
• het opstellen, ondertekenen en versturen van recepten wanneer een arts dit medisch verantwoord vindt;
• het aanvragen, ontvangen en beoordelen van aanvullende diagnostiek;
• het informeren van de patiënt over afspraken, betalingen, recepten, diagnostiek en vervolgzorg;
• het beheren van patiënt- en artsenaccounts en de werking van het portaal;
• het uitvoeren van betalingen, facturatie en financiële administratie;
• het beveiligen van onze systemen, voorkomen van misbruik en onderzoeken van technische problemen;
• het voldoen aan wettelijke, fiscale, medische en administratieve verplichtingen;
• het behandelen van vragen, klachten en verzoeken;
• kwaliteitsverbetering van onze dienstverlening, voor zover dit rechtmatig en passend gebeurt.

5. Op welke juridische grondslagen verwerken we gegevens?

Voor de verwerking van persoonsgegevens gebruiken we, afhankelijk van de situatie, één of meer grondslagen uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):

• uitvoering van een overeenkomst: wanneer verwerking nodig is om de door u gevraagde dienstverlening uit te voeren;
• wettelijke verplichting: wanneer wij gegevens moeten verwerken of bewaren op grond van wet- en regelgeving;
• gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor passende beveiliging, bedrijfsvoering, fraudepreventie en verbetering van onze dienstverlening, voor zover uw privacybelangen niet zwaarder wegen;
• toestemming: wanneer de wet toestemming vereist of wanneer wij vrijwillige gegevensverwerkingen op toestemming baseren. U kunt toestemming in dat geval weer intrekken.

Voor medische en andere gezondheidsgegevens geldt daarnaast dat verwerking alleen plaatsvindt wanneer hiervoor een toepasselijke uitzondering op het verbod op verwerking van bijzondere persoonsgegevens bestaat, bijvoorbeeld omdat verwerking noodzakelijk is voor medische diagnose, behandeling of gezondheidszorg door of onder verantwoordelijkheid van een beroepsbeoefenaar die aan een geheimhoudingsplicht is gebonden.

6. Medische gegevens en het medisch beroepsgeheim

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Civanim gaat daarom zorgvuldig om met medische informatie en beperkt de toegang tot personen die deze gegevens voor hun professionele taak nodig hebben.

Artsen die via Civanim zorg verlenen zijn gebonden aan het medisch beroepsgeheim en aan de voor hen geldende professionele en wettelijke verplichtingen.

Medische informatie kan onderdeel worden van uw medisch dossier. De inhoud van dat dossier wordt gebruikt voor beoordeling, behandeling, follow-up, medicatiebeleid, diagnostiek en andere onderdelen van goede medische zorg.

7. Met wie kunnen we persoonsgegevens delen?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, medische zorg, wettelijke verplichtingen of veilige bedrijfsvoering.

Afhankelijk van uw behandeling of gebruik van Civanim kunnen gegevens worden gedeeld met:

• behandelend artsen en bevoegde medewerkers;
• apotheken wanneer een recept wordt verstrekt of opgevolgd;
• laboratoria en diagnostische aanbieders wanneer diagnostiek wordt aangevraagd;
• ICT-, hosting-, communicatie- en portaalleveranciers;
• betaaldienstverleners;
• administratieve of professionele dienstverleners wanneer dit noodzakelijk is;
• toezichthouders, opsporingsinstanties of andere bevoegde partijen wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Wanneer een leverancier persoonsgegevens uitsluitend namens Civanim verwerkt, maken wij passende afspraken over gegevensbescherming. Wanneer een andere zorgpartij gegevens voor de eigen professionele dienstverlening verwerkt, kan die partij zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

8. Recepten, apotheken en laboratoria

Recepten en apotheken

Wanneer uw arts medicatie voorschrijft, kan Civanim de noodzakelijke recept- en patiëntgegevens doorgeven aan de gekozen of betrokken apotheek. Dit kan onder meer uw identificatiegegevens, contactgegevens, receptinformatie en medisch noodzakelijke informatie omvatten.

De apotheek is voor de farmaceutische zorg, medicatiebewaking, terhandstelling, facturatie van medicatie en de eigen wettelijke dossier- en administratieverplichtingen in beginsel zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij daarvoor verwerkt.

Civanim kan binnen het portaal statussen ontvangen of verwerken over de afhandeling van een recept, bijvoorbeeld dat een recept is ontvangen, geaccepteerd, in bereiding, vertraagd, verzonden, opgehaald of afgerond. Deze informatie gebruiken we om de voortgang van uw zorg inzichtelijk te houden.

Laboratorium- en andere diagnostiek

Wanneer uw arts aanvullende diagnostiek aanvraagt, kunnen de gegevens die daarvoor nodig zijn worden verstrekt aan het betreffende laboratorium of de diagnostische aanbieder. Het kan daarbij gaan om identificatiegegevens, contactgegevens, de aanvraag, relevante medische informatie en de noodzakelijke klinische vraagstelling.

Het laboratorium of de diagnostische aanbieder kan voor de eigen diagnostische dienstverlening en wettelijke verplichtingen zelfstandig verantwoordelijk zijn voor de verwerking van persoonsgegevens. Uitslagen kunnen vervolgens aan Civanim en uw behandelend arts worden verstrekt en onderdeel worden van uw medisch dossier.

9. Betalingen

Voor online betalingen kan Civanim gebruikmaken van een externe betaaldienstverlener, zoals Stripe. De betaaldienstverlener verwerkt betaalgegevens die nodig zijn om de transactie uit te voeren en fraude te voorkomen. Civanim ontvangt doorgaans de gegevens die nodig zijn om te zien of een betaling is geslaagd, terugbetaald of nog openstaat.

Volledige kaartgegevens worden, wanneer de betaling rechtstreeks via de betaaldienstverlener verloopt, niet door Civanim zelf opgeslagen.

Financiële en administratieve gegevens kunnen daarnaast worden verwerkt voor facturatie, boekhouding, controle, terugbetalingen en fiscale verplichtingen.

10. Hoe lang bewaren we gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigde medische reden een langere bewaartermijn vereist.

Een verzoek tot verwijdering betekent daarom niet automatisch dat alle medische of administratieve gegevens direct mogen worden verwijderd.

11. Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

Civanim neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging, onrechtmatige verstrekking en andere vormen van misbruik.

Daarbij wordt onder meer gelet op:

• beperking van toegang tot personen die gegevens voor hun taak nodig hebben;
• passende authenticatie en beveiliging van accounts en systemen;
• beveiligde gegevensoverdracht waar dat passend is;
• logging, controle en beveiligingsmaatregelen rondom medische informatiesystemen;
• afspraken met leveranciers die namens Civanim persoonsgegevens verwerken;
• procedures voor beveiligingsincidenten en mogelijke datalekken.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Wij beoordelen beveiligingsmaatregelen daarom periodiek en passen deze aan wanneer risico's, techniek of wetgeving daarom vragen.

12. Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Civanim streeft ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Sommige leveranciers kunnen echter onderdelen van hun dienstverlening buiten de EER uitvoeren of gebruikmaken van internationale infrastructuur.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit alleen wanneer daarvoor een geldige juridische basis bestaat en passende waarborgen gelden, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen, aangevuld met passende maatregelen waar dat nodig is.

13. Welke privacyrechten heeft u?

U heeft op grond van de privacywetgeving verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kunt u ons verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van bepaalde gegevens aan uzelf of een andere partij;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van toestemming wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd.

Voor medische dossiers gelden daarnaast specifieke patiëntenrechten. Wettelijke bewaarplichten, de rechten van anderen, goede zorg of andere wettelijke uitzonderingen kunnen betekenen dat een verzoek niet volledig kan worden uitgevoerd.

Om te voorkomen dat medische of andere gevoelige informatie aan de verkeerde persoon wordt verstrekt, mogen wij redelijke aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Civanim neemt geen besluiten die voor u juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen hebben uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.

14. Cookies en websitegebruik

De website en portalen van Civanim kunnen noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken gebruiken om de website veilig en technisch goed te laten functioneren. Voor niet-noodzakelijke cookies wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd.

Meer informatie over de gebruikte cookies, doelen en bewaartermijnen staat in de afzonderlijke cookieverklaring van Civanim.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Civanim kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, systemen, samenwerkingspartners of wet- en regelgeving veranderen. De meest actuele versie wordt op de website gepubliceerd. Bij wezenlijke wijzigingen kunnen wij patiënten of gebruikers aanvullend informeren wanneer dat passend of wettelijk vereist is.

16. Vragen, privacyverzoeken of een klacht

Heeft u een vraag over deze privacyverklaring, wilt u gebruikmaken van uw privacyrechten of wilt u een mogelijke privacy- of beveiligingskwestie melden? Neem dan contact met ons op.

Bent u niet tevreden over de manier waarop Civanim met uw persoonsgegevens omgaat, dan kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit staat los van uw recht om een zorginhoudelijke klacht in te dienen via de klachtenregeling van Civanim.